Bestuurssecretaresse

Welke uitdaging bieden wij

Als bestuurssecretaresse speel je een belangrijke rol in de ondersteuning van de directie en het college van burgemeester en wethouders. Je beheert hun agenda’s in een omgeving waar veel speelt en waarin politieke en bestuurlijke gevoeligheden dagelijks een rol spelen. Aan jou de taak om het overzicht te houden, zorgvuldig te plannen en op tijd te schakelen als dat nodig is.

Het werk vraagt om zelfstandigheid, maar je staat er niet alleen voor. Je werkt nauw samen met collega’s van het bestuurssecretariaat en andere betrokkenen binnen en buiten de organisatie.

Wat deze functie extra interessant maakt, is de afwisseling. Geen dag is hetzelfde. Je werkt in een organisatie die volop in ontwikkeling is en waar ruimte is om jezelf verder te ontwikkelen als je dat wilt. Grijp jij deze kans?

Welke verantwoordelijkheden krijg je

Je ondersteunt meerdere directeuren en/of bestuurders in hun dagelijkse werkzaamheden. Deze functie komt vrij vanwege de geplande pensionering van een collega. Daarom krijg je tijd voor een goede overdracht. Je krijgt een eigen takenpakket en wordt daarnaast ingewerkt op het brede werkveld van het secretariaat.

Jouw voornaamste taken zijn als volgt: 

• Je beheert complexe agenda’s, waarin je rekening houdt met verschillende belangen, overlegt met betrokkenen en zorgt dat afspraken logisch gepland zijn. Als de planning verandert, schakel je snel en stem je zorgvuldig af;

• Je bereidt afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen voor en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Daarbij werk je samen met collega’s, bestuursadviseurs en woordvoerders;

• Je voert verschillende administratieve taken uit, zoals het verwerken van post en facturen. Bij afwezigheid van collega’s neem je hun taken waar, zodat het secretariaat altijd goed blijft draaien.

We zoeken iemand die in ieder geval op maandag en dinsdag beschikbaar is. Thuiswerken is deels mogelijk.

Waar ben je goed in

Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en weet goed prioriteiten te stellen. Je houdt het overzicht, ook als er veel tegelijk speelt, en zorgt dat afspraken en planningen strak geregeld zijn. Je bent je bewust van de gevoeligheden in een bestuurlijke en politieke omgeving en weet daar tactvol en professioneel mee om te gaan. Je communiceert helder, werkt discreet en kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je neemt initiatief, weet precies wanneer je moet doorpakken en wanneer je juist moet afstemmen of terughoudend moet zijn. Je schakelt snel tussen verschillende taken en blijft rustig en effectief, ook als het druk is. Daarnaast ben je flexibel en denk je mee. Hoewel je graag zelfstandig werkt, ben je ook een echte teamspeler. Je draagt actief bij aan een goede samenwerking en beseft hoe belangrijk continuïteit en vertrouwen zijn in een goed functionerend secretariaat.

Op welke ervaring bouw je verder

Om deze verantwoordelijke functie goed te kunnen vervullen, vragen we van jou:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo4-niveau, in een relevante studierichting (zoals Managementassistent/Directiesecretaresse, Juridisch secretaresse en/of office management);

• Enige jaren ervaring in een secretariële functie;

• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer, waarin je effectief geschakeld hebt tussen verschillende belangen, prioriteiten en tijdsdruk;

• Ervaring in of affiniteit met een bestuurlijke of politieke omgeving als een sterke pre.

Wat bieden wij nog meer

Je wordt aangenomen in het kader van een geplande pensioenuitstroom. Dit betekent dat je zorgvuldig kunt worden ingewerkt, met de tijd en ruimte om werkwijzen over te nemen. Zo zorgen we voor een goede overdracht.

Verder kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris van maximaal €4.383,- o.b.v. 36 uur per week conform schaal 8 (inschaling is afhankelijk van jouw kennis/ervaring);

• Een individueel keuzebudget van 17,05 % IKB (maandelijks opneembaar), dat je in kunt zetten voor extra salaris, vakantiedagen, een sportabonnement etc.

• Een ruim aanbod in cursus- en opleidingsmogelijkheden, gericht op jouw ontplooiing en ontwikkeling;

• Een duurzaam pensioen via het pensioenfonds ABP, waarvan 70% vergoed door gemeente Lansingerland;

• De mogelijkheid om deels thuis te werken;

• Een arbeidsovereenkomst (32 uur per week) van 12 maanden, met zicht op een contract voor onbepaalde tijd.

Meer weten?

Maatwerk, uitdaging en ontwikkeling zijn kernwoorden in ons personeelsbeleid. Past deze nieuwe uitdaging bij jou als persoon en zie jij raakvlakken met jouw eigen achtergrond en hetgeen wij vragen? Solliciteer dan zo snel mogelijk, maar uiterlijk 3 juli 2025. Eerst nog wat vragen? Neem dan even contact op met:

-Esther Risse (06 18 85 14 29) Teammanager Bestuur & Communicatie; of

-Nadja Staverman (06- 43 48 47 84) Corporate Recruiter.

Locatie en gespreksdata

De sollicitatiegesprekken worden gevoerd in het gemeentehuis aan de Tobias Asserlaan 1 te Bergschenhoek. Er vinden twee gespreksrondes plaats.

-De 1e sollicitatiegesprekken kunnen plaatsvinden in week 28

-De 2e sollicitatiegesprekken kunnen plaatsvinden in week 29.