Domeinsecretaris

Welke uitdaging krijg je?

In deze rol fungeer jij als cruciale schakel en belangrijke steun voor het Management Team (MT) en de directeur Ruimte & Economie. Ook werk je nauw samen met de verschillende teammanagers en adviseurs. Je loopt altijd een stap vooruit en bent verantwoordelijk voor het coördineren, verder inrichten en monitoren van besluitvormingsprocessen tussen de domeinen.

Welke verantwoordelijkheden krijg je?

Als domeinsecretaris ben je de spil binnen het domein Ruimte & Economie en vervul je een breed scala aan taken. Je rapporteert rechtstreeks aan de domeindirecteur. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Ondersteuning en Regie: Je bent de rechterhand van de domeindirecteur en zorgt ervoor dat de domeindirecteur en teammanagers altijd goed voorbereid zijn op vergaderingen. Hierbij coördineer, richt je in en monitor je besluitvormingsprocessen binnen het domein.

• Coördinatie en Procesbewaking: Je bent verantwoordelijk voor zowel procesmatige als inhoudelijke agendering en verslaglegging van het MT-overleg. Je zorgt dat het juiste gesprek op de juiste momenten wordt gevoerd door oa een heldere planning en goed voorbereide agendapunten. Ook neem je de regie op de opvolging van besluiten en actiepunten uit het domeinplan en de net vastgestelde teamplannen en de agendering van periodieke onderwerpen.

• Advies: Je informeert, adviseert en ondersteunt objectief en bent daarbij kritisch en reflectief richting domeindirecteur en MT. Indien nodig kun je ingezet worden bij domein brede vraagstukken rondom bijvoorbeeld organisatieontwikkeling, bedrijfsvoering en netwerk.

• Kwaliteitscontrole en domein overstijgende onderwerpen: Je voert regie binnen het domein op belangrijke zaken zoals de Lange Termijn Agenda, voortgangsrapportages, moties en toezeggingen, collegestukken, raadsvoorstellen, directievoorstellen, raadsvragen, collegewerkprogramma, privacywetgeving, etc. Je bewaakt en toetst de inhoud op kwaliteit, eenduidigheid en samenhang. En je bewaakt het proces in het domein zoals termijnen en afstemmingsmomenten. Hierin werk je nauw samen met het PHO-secretariaat, concerncontrol, adviseurs voor directie en bestuur en de bureau secretaris.

• Verbindende rol: Je fungeert als eerste ingang tot het domein voor het MT van de andere domeinen en als eerste aanspreekpunt van directie en bestuur. Je signaleert overeenkomsten en verschillen op onderwerpen en draagt actief bij aan de MT-vergaderingen. Je verbindt op inhoud en op proces richting alle betrokkenen.

Waar ben je goed in?

Je houdt ervan om zaken strak en netjes te organiseren en veel structuur en overzicht aan te brengen. Je hebt kwaliteit en het voldoen aan afspraken en procedures hoog in het vaandel staan. Je werkt gemakkelijk met document management- en vergadersystemen rondom besluitvormingsprocessen en bent hiervoor, samen met het secretariaat, eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers in het domein.

Verder ben je een stevige sparringpartner, die ongeacht positie of rol zaken inbrengt en aankaart. Je kan goed schakelen met een breed scala aan teams en mensen, van uitvoering tot strategie. Je hebt daarbij veel oog voor het grote geheel (politiek-bestuurlijk/organisatorisch) en de samenhang der dingen. Jij weet precies wat er op de agenda’s staat, waar de prioriteiten liggen, welke besluiten nu genomen moeten worden. Als ideale kandidaat ben je pragmatisch en in staat zelfstandig te werken. Je houdt moeiteloos de touwtjes in handen, en staat bekend om je stressbestendigheid en daadkrachtige aanpak.

Op welke ervaring bouw jij verder

Om deze verantwoordelijke goed te kunnen vervullen, vragen we van jou:

• Hbo+ werk- en denkniveau;

• Aantoonbaar ruime werkervaring in een politiek bestuurlijke omgeving;

• Kennis van het bestuurlijke besluitvormingsproces, bestuurlijke stukken stroom en de P&C Cyclus.

Wat bieden wij nog meer

Naast leuke collega’s, een informele werksfeer en een mooi onboardingsprogramma, bieden wij jou de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Een bruto maandsalaris van maximaal €6.343, bruto- o.b.v. 36 uur per week conform schaal 11;

• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% (maandelijks opneembaar). Dit kun je inzetten voor extra salaris, vakantiedagen, een nieuwe fiets, sportabonnement etc.

• Een ruim aanbod in cursus- en opleidingsmogelijkheden, gericht op jouw ontplooiing en ontwikkeling;

• Een duurzaam pensioen via het pensioenfonds ABP, waarvan 70% vergoed door gemeente Lansingerland;

• Een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met zicht op een contract voor onbepaalde tijd;

• De vrijheid om hybride te werken, met uiteraard een laptop en telefoon van de organisatie.

Interesse?

Maatwerk, uitdaging en ontwikkeling zijn kernwoorden in ons personeelsbeleid. Past deze uitdaging bij jou als persoon en zie jij raakvlakken met jouw eigen ervaring en hetgeen wij vragen? Reageer dan zo snel mogelijk! Heb je eerst nog wat vragen? Neem dan gerust even contact op met:

-Monique van den Borne (06- 51 08 96 52), Directeur domein Ruimte & Economie;

-Nadja Staverman (06 – 43 48 47 84) Corporate Recruiter.

Locatie en gespreksdata

Deze sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in het gemeentehuis aan de Tobias Asserlaan 1, 2662 SB te Bergschenhoek.

De 1e gesprekken vinden plaats op:

-Woensdag 15 april (13.00-17.00 uur); of

-Maandag 20 april (10.00-12.00 uur).

De 2e gesprekken vinden plaats op:

-Woensdag 22 april (09.00-12.00 uur).

Een arbeidsvoorwaardengesprek kan plaats vinden op:

-Vrijdag 24 april (14.00 uur).